3. Deník
3.1. Popis
Deník je detailní pohled na informace v účetním systému a při jeho převodu z jakéhokoliv účetního systému je automaticky transformován do následující jednotné struktury:
| Název pole | Popis pole |
|---|---|
| SuR | - “řídící“ SU, na jehož strany je účtována příslušná částka v polích MD nebo Dal |
| AuR | - „řídící“ AU, na jehož strany je účtována příslušná částka v polích MD nebo Dal |
| SuS | - „souvztažný“ SU, na který je protiúčtem k řídícímu účtu v deníku |
| AuS | - „souvztažný“ - AU, na který je protiúčtem k řídícímu účtu v deníku |
| Obd | - období (měsíc), do kterého je účetní případ v rámci účetního období zařazen |
| Rok | - rok účetního období |
| DokladT | - označení dokladové řady v deníku (např. EM – evidence majetku) |
| DokladN | - pořadové číslo dokladu v příslušné dokladové řadě |
| ParovaciZnak | - znak pro párování souvisejících položek v saldokontu |
| VariabilniSymbol | - variabilní symbol pro platební styk |
| Datum | - datum uskutečnění účetního případu |
| MD | - částka v Kč účtovaná na MD řídícího účtu |
| Dal | - částka v Kč účtovaná na Dal řídícího účtu |
| MD-Dal | - rozdíl obratů MD - Dal |
| Text | - textový popis účetní operace |
| CMMD | - částka v cizí měně účtovaná na MD řídícího účtu |
| CMDal | - částka v cizí měně účtovaná na Dal řídícího účtu |
| CMKod | - kód cizí měny |
Je připraveno rozšíření struktury deníku o další položky, zejména kalkulační klíče (středisko, zakázky, činnost, …).
Deník je zobrazen dvěma způsoby, a to jako
- úplný deník, tak jak byl převeden z účetního systému nebo jako
- „agregovaný“ deník, který je seskupen podle kritéria „SuR+AuR+SuS+AuS+DokladT+DokladN“. Je to z důvodu výběru vzorků, aby se použila celková hodnota zaúčtování na dokladu, bez ohledu na to, na kolika řádcích je v účetním deníku doklad rozúčtován (např. z důvodu různých kalkulačních klíčů – středisek, zakázek, …)
V případě, pokud deník obsahuje více záznamů, než je „kapacita“ listu Excelu (tj. 1.048.000), což ale v praxi nebývá běžné, lze samozřejmě také s deníkem pracovat, jen ale nejsou data deníku načtena na list v SWAudit, ale kontingenční tabulky sumarizují data přímo z databáze. Lze samozřejmě také provádět filtraci dat a import filtrovaných dat na listu DeníkL pro další analýzy a výběr vzorků.
Na listu s deníkem jsou tři oddíly:
- v záhlaví se nachází
- nastavení parametrů výběru vzorků dat z vyfiltrovaných záznamů
- základní statistické hodnoty zobrazených (vyfiltrovaných) dat
- oblast pro zadávání kritérií rozšířeného filtru pro případnou filtraci dat (od řádku 11)
- vlastní data deníku (od řádku 21)
3.2. Ukázka převodu dat
Pro ilustraci převodu dat jsme připravili ukázky deníků z některých účetních systému a vlastní deník po automatickém převodu do struktury systému SWAudit.
Abra
Helios
Zeis
3.3. Výstupy a kontroly deníku
3.3.1. Deník
- Příklad filtrování dat v deníku – jsou zobrazeny všechny záznamy z deníku účtové skupiny 60
- nad těmito vyfiltrovanými daty byl proveden výběr vzorků (tj. 33 položek), který se zobrazí na samostatném listu (který je pojmenován podle data a času provedení výběru), na kterém se následně provede samostatné vyhodnocení a kontrola těchto položek:
3.3.2. KT_Denik1
- Přehled obratů syntetických účtů podle měsíců. Lze si zvolit mez zvýraznění, podle níž se zvýrazní takové obraty v kontingenční tabulce, které přesahují např. 150% měsíčního průměru příslušného obratu SU.
- Systém dále umožňuje detailní rozpadu příslušného obratu na jednotlivé položky účetního deníku. Zde je vidět rozpad obratu SU 021 v období 8 v částce 824 tis. Kč
3.3.3. KT_Denik2
Obraty souvztažného účtování mezi účty s možností jejich detailního rozpadu na jednotlivé položky účetního deníku
3.3.4. KT_Denik3
Statistické údaje podle Su.
3.3.5. KT_Denik4
Součty obratu deníku podle dokladových řad.
3.3.6. KT_Denik5
Analýza úplnosti dokladových řad v deníku.
3.4. Předdefinovaný výběr dat
Nad deníkem lze provádět řadu výběrů dat, některé „zajímavé“ máme předdefinované a automaticky se generují do Pdf souborů, jedná se např.
- 01_výběr největších položek z deníku
- 02_Kontrola největších nákladových položek (bez dobropisů)
- 03_Kontrola největších výnosových položek (bez dobropisů)
- 04_Kontrola největších nákladových položek na opravy
- 05_Kontrola největších nákladových položek na služby
- 06_Kontrola vyřazení dlouhodobého majetku prodejem
- 07_Kontrola výnosů za prodaný dlouhodobý majetek
- 08_Kotrola nákladů z postoupených pohledávek
- 09_Kotrola výnosů z postoupení pohledávek
- 10_Kontrola operací účtovaných přímo z pokladny na 5xx
- 11_Kontrola operací účtovaných přímo z pokladny na 6xx
- 12_Kontrola n-největších bankovních operací
- 13_Kontrola operací účtovaných přímo z běžného účtu na 5xx
- 14_Kontrola operací účtovaných přímo z běžného účtu na 6xx
- 15_Kontrola nákladových dobropisů (bez změny stavu zásob vl. výroby - 58x)
- 16_Kontrola výnosových dobropisů
- 17_Účtování rozdělení HV minulého roku
- 18_Pohyby ve vlastním kapitálu nad 50.000 Kč
- 19_Kontrola obratů v HK - třida 0 - účtování jinak než mezi 041 a 01x
- 20_Kontrola obratů v HK - třida 0 - účtování jinak než mezi 042 a 02x
- 21_Kontrola obratů v HK - třida 0 - účtování jinak než mezi 01x a 07x
- 22_Kontrola obratů v HK - třida 0 - účtování jinak než mezi 02x a 08x
- 23_Kontrola obratů v HK - třida 0 - účtování jinak než (551 a 541) / (07x a 08x)
- 24_Kontrola obratů v HK - třida 0 - účtování mezi 04x a 04x
- 25_Kontrola obratů v HK - třida 1 - účtování jinak než mezi 12x a 58x
- 26_Kontrola n-největších pokladních operací (jen součty za číslo dokladu )
- 27_Kontrola n-největších pokl. operací (jen součty za číslo dokladu) bez SuS 261