Popis systému

• 1. Popis systému
• 2. Filtrování dat
  • 2.1. Automatický filtr
  • 2.2. Rozšířený filtr
  • 2.3. Příklady kritérií rozšířeného filtru
• 3. Navigace
• 4. Popis vstupních dat

1. Popis systému

V dnešní překotné době digitalizace a elektronizace všech činností vstupujeme do nové éry provádění auditů, které je a stále více bude založeno na zpracování všech procesů auditu pomocí výpočetní techniky. Velmi mnoho času tak trávíme získáváním dat z účetních systémů a jejich následným zpracováváním pomocí různého softwarového vybavení. Tento postup ale není zpravidla příliš efektivní a vlastní přípravné neproduktivní činnosti nám zbytečně zabírají mnoho času. Tzn., že všichni „bojujeme“ zejména se získáváním účetních dat z účetních systémů klientů v „upotřebitelné podobě“ a jejich následným převodem do „použitelného“ tvaru.

Systém, který vznikal a je neustále zdokonalován při každodenní práci na auditech, výrazně zrychluje a zjednodušuje vlastní provádění auditu, a to od jeho plánování, přes automatizovaný přenos dat z účetních systémů a jejich konverze do jednotné struktury, až po analýzu vlastních standardizovaných dat ve všech možných věcných a časových souvislostech, což vede k významným časovým úsporám v řádech mnoha desítek hodin. Systém tak obsahuje právě jen ty funkcionality, které jsou při audity potřebné a nezatěžuje uživatele jinými funkcemi, které nejsou pro audit potřebné. Tím, že je programové vybavení modulární, lze tak samozřejmě přednastavit a využívat i jen vybraný okruhy nabízených funkcí, které systém nabízí a které uživatel si pro svoje potřeby zvolí.

Všechny implementované postupy vycházejí z dlouhodobých zkušeností při transformacích dat z účetních systémů a jejich následných analýz při vlastním provádění auditů. V aplikaci jsou využívány nejmodernější a nejvýkonnější vlastnosti a funkce Excelu a databázových systémů, proto je vlastní aplikace a práce s ní velmi rychlá a příjemná, nemá omezení na velikost zpracovávaných dat a nevyžaduje žádné další zvláštní znalosti úzce specializovaných systémů pro analýzy účetních dat. Celá aplikace využívá prostředí Excelu (a na pozadí databázových systémů), jehož nespornou výhodou je jeho jednoduché ovládání, jeho velké rozšíření a používání, a není tedy třeba dalších specifických znalostí specializovaného programového vybavení. Pro práci s naším programovaným vybavením stačí uživateli základní znalosti práce s Excelem. Použitím našeho systému se tak práce auditorů výrazně usnadní a zejména se ušetří mnoho času, který se nyní zbytečně vynakládá na získávání a úpravu účetních dat od klientů. Tato aplikace tedy přináší výraznou podporu a časovou úsporu při vlastním prováděním auditu.

Konverze dat, testy a analýzy jsou v systému zautomatizovány a při provádění vlastního auditu se auditor již zabývá pouze zjištěnými rozdíly. Při analýzách jsou vyčísleny nejen případné rozdíly mezi testovanými a kontrolovanými údaji v rámci jednoho období, ale navíc jsou všechny informace analyzovány a testovány v jejich věcné a časové souvislosti a lze lépe tak hodnotit vývojové trendy hodnot ukazatelů z účetních dat.

Systém SWAudit tak nabízí nejen auditorům, ale i ostatním pracovníkům pohybujících se v oblasti financí a účetnictví, výkonný nástroj pro analýzu účetních dat a výkazů, který výrazně zrychluje a standardizuje práci uživatelů s těmito daty. Výsledkem je významná úspora času, automatické provedení řady kontrol a vazeb účetních dat a elektronizace celého procesu auditu.

Základní přínosy aplikace tedy spočívají zejména v

• jednoduchém získání dat z účetních systémů v jednotné struktuře - auditor pouze zašle klientovi námi připravený návod, jak potřebná data z konkrétního účetního systému do potřebných souborů vyexportovat. Auditor pak jenom nakopíruje tyto vyexportované soubory z účetnictví předané klientem do příslušné složky a spustí konverzi těchto dat. Vlastní převod dat (bez omezení na jejich velikost) je velmi rychlý, zabere jen pár minut, Celý postup lze libovolně krát opakovat.

Obrovskou výhodou pro práci auditora je tak stejná struktura účetních dat u všech klientů bez ohledu na původ informací a používaný účetní systém, bez nutností jakýkoliv dalších úprav dat auditorem a s tím související velmi velká úspora času, a to jak při vlastní konverzi dat, tak i při následné práci s daty díky jejich jednotnému vzhledu, uspořádání a struktuře.

• automatické analýze a vyhodnocování všech možných vazeb a vztahů účetních dat
• velmi jednoduchém a intuitivním výběru vzorků ze všech účetních dat / modulů včetně následného vyhodnocení.

2. Filtrování dat

Ve všech modulech se používají stejné metody filtrování dat běžné v prostředí Excelu. Jedná se o:

2.1. Automatický filtr

Zapíná se na příslušném listu s daty v prostředí SWAudit pomocí oranžového tlačítka „Zrušení rozšířeného filtru a zapnutí automatického filtru“. Jsou následně skryty řádky 1:20 a nastaví se automatický filtr. Zpětné přepnutí do režimu rozšířeného filtru lze pomocí nabídky SWAudit-> 3. Filtry a navigace -> 1. Zapnutí rozšířeného filtru

Filtry se zadávají v rozevíracích dialozích u názvů polí

• Zobrazí záznamy, které splňují zadaná kritéria, ve stavovém řádku je zobrazen počet zobrazených záznamů z celkového počtu, čísla vybraných řádků jsou modrá.
• Vyfiltrované záznamy lze řadit, po zrušení filtru však zůstanou seřazeny pouze tyto záznamy.
• Pro součty vyfiltrovaných dat se musí použít funkce SUBTOTAL, funkce SUM sčítá vše bez ohledu na filtraci.

2.2. Rozšířený filtr

Zapíná se na příslušném listu s daty v prostředí SWAudit pomocí nabídky SWAudit-> 3. Filtry a navigace -> 1. Zapnutí rozšířeného filtru

Filtrace se provádí pomocí kriteriální tabulky. Data lze filtrovat:

• přímo v seznamu (filtr se podle aktuálního nastavení provede stiskem tlačítka žlutého „Zapnutí rozšířeného filtru“) nebo
• zkopírovat na jiné místo (pomocí hlavní nabídky Excelu -> Data -> Seřadit a filtrovat -> Upřesnit).

Kriteriální tabulka (v jednotlivých modulech je v oblasti A11:X11) má v záhlaví shodné názvy polí jako databáze a v řádcích hodnoty filtrů. Základní pravidla pro platnost kritérií

• kritéria v jednom řádku jsou spojena AND – tzn. musí platit všechny současně
• kritéria řádků pod sebou jsou spojena OR – tzn., že se každý řádek vyhodnocuje samostatně.
• prázdná buňka = výběr všech hodnot.

Databáze - tabulka s daty - v prvním řádku databáze jsou názvy polí. Záhlaví s názvy polí je ve všech modulech v řádku 21.

2.3. Příklady kritérií rozšířeného filtru

Kombinace kritérií rozšířeného filtru jsou velmi variabilní.

Lze využít zástupných znaků „hvězdičko-otazníkové“ konvence

Příkladů použití různých kritérií rozšířeného filtru pro jednotlivé datové typy polí:

• Filtry pro čísla
  
• Filtry pro datumy
  
• Filtry pro texty
  
• Výpočtová kritéria
  

3. Navigace

Pro rychlý přístup k jednotlivým akcím a modulům se používá formulář NAVIGACE s klávesovou zkratkou Ctrl+n, pomocí kterého se lze v podstatě do třech kliků myší přesunout na kterékoliv místo v systému SWAudit, či spustit požadovanou akci. Všechny akce a funkce jsou „alternativně“ dostupné také v hlavní nabídce Excelu – SWAudit či pomocí ovládacích tlačítek na ploše listů Excelu.

Má několik záložek:

1. Přechod na sekci
   Zde lze jednoduše přecházet bez listování a posouvání po listech přímo na příslušné oblasti a místa v SWAudit
   
2. DataXlsx & CashFlow
   Rychlý přechod na jednotlivé oblasti zdrojových dat v souboru DataS.xlsx zpracovávaného klienta a sestavení cash flow a výkazu z změnách vlastního kapitálu
   
3. Import z ÚS
   Spuštění převodu/importu dat z účetního systému klienta
4. Výstupy/Tisk
   Tisky a komunikace s klientem pomocí mailů.
5. Filtry a výběry vzorků
   • Zapnutí/vypnutí rozšířeného filtru, zapnutí automatického filtru, výběr vzorků,
   • Spuštění předdefinovaného výběru vzorků
6. Setup & počáteční nastavení

4. Popis vstupních dat

• U všech kontingenčních tabulek lze využívat funkci detailního rozpadu pole kontingenční tabulky na jednotlivé položky - dvojklikem levým tlačítkem myši se zobrazení hodnoty „rozpadne“ na prvotní záznamy na novém listu, ze kterých byla vypočtena.
• Uspořádání dat na listu – v podstatě na všech listech s daty se nachází tři oblasti
  • záhlaví – řádky 1-9
    • vypočtené souhrnné statistické hodnoty (součty, průměry, …) za celý modul,
    • parametry pro výběr vzorků – metody náhodného výběru vzorků a parametry metody
    • výpočet velikosti vzorku
    • tlačítka pro akce
      • rozšířený filtr - zapíná se (tzn., že se provede vlastní filtrace dat v databázi) na příslušném listu s daty v prostředí SWAudit pomocí
        • žlutého tlačítka „Zapnutí rozšířeného filtru“
        • nabídky SWAudit-> 3. Filtry a navigace -> 1. Zapnutí rozšířeného filtru
      • automatický filtr – zapíná se na příslušném listu s daty v prostředí SWAudit pomocí
        • oranžového tlačítka „Zrušení rozšířeného filtru a zapnutí automatického filtru“. Jsou následně skryty řádky 1:20 a nastaví se automatický filtr. Zpětné přepnutí do režimu rozšířeného filtru lze pomocí nabídky SWAudit-> 3. Filtry a navigace -> 1. Zapnutí rozšířeného filtru
      • vlastní výběr vzorku – provede se pomocí modrofialového tlačítka s nadpisem „Výběr vzorku dle kritérií na nový list“ -> podle zadaných kritérií filtru a parametrů výběru vzorku na nový list (který se pojmenuje podle listu, ze kterého byl proveden výběr + se do názvu doplní datum a čas provedení výběru – název listu lze ale samozřejmě jednoduše změnit) se zkopírují záznamy vyhovující zadanému filtru dat, z nichž se zobrazí jen ty, které vyhovují kritériím pro náhodný výběr dat.
  • kriteriální tabulka – řádky 11-19 - má v záhlaví shodné názvy polí jako databáze a v řádcích hodnoty filtrů. Filtrovat lze
    • přímo v seznamu (filtr se podle aktuálního nastavení provede stiskem tlačítka žlutého „Zapnutí rozšířeného filtru“) nebo
    • zkopírovat na jiné místo (pomocí hlavní nabídky Excelu -> Data -> Seřadit a filtrovat -> Upřesnit).
    Základní pravidla pro platnost kritérií
    • kritéria v jednom řádku jsou spojena AND – tzn. musí platit všechny současně
    • kritéria řádků pod sebou jsou spojena OR – tzn., že se každý řádek vyhodnocuje samostatně.
    • prázdná buňka = výběr všech hodnot.
  • databáze – řádky 21-xxxxx - - tabulka s vlastními daty - v prvním řádku databáze jsou názvy polí. Záhlaví s názvy polí je ve všech modulech v řádku 21. Jsou zde vlastní data modulu, v případě zapnutého filtru se zobrazí jen řádky vyhovující filtru a čísla řádků jsou podbarvena modře.
    
• Buňky, které lze měnit (jsou „odemčené“) mají zvláštní zelené podbarvení: 
• Jednotlivé moduly a související listy jsou barevně odlišeny
  

  Výkazy
  Plán auditu, Rizika, Materialita
  Kontroly v HK a Dppo
  Hlavní kniha
  Deník
  Majetek
  Zásoby
  Pohledávky
  Závazky